Le fatture elettroniche hanno natura di documento informatico a tutti gli effetti, e devono essere conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del D.Lgs. 07/03/2005 n.82. Le funzioni del sistema di conservazione sono poi disciplinate dal DMCM 03/02/2013 "Regole tecniche in materia di sistema di conservazione" (G.U. 12 marzo 2014).

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).
Il documento digitale mantiene forma, contenuto nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs n. 82/2005) ai sensi dell'articolo 5 del Dpcm 3 dicembre 2013 («Regole tecniche in materia di sistema di conservazione»). Le disposizioni, meglio specificate nel DPCM richiamato , entrano in vigore il12 ottobre 2017 , per la pianificazione delle attività organizzative interne e/o di affidamento all'esterno del servizio riteniamo utile rimandare all'elenco dei conservatori abilitati.


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